Pourquoi automatiser les relances
Le problème est simple. Une facture part. L'échéance passe. Tu dois aller vérifier, rédiger un email, l'envoyer, suivre la réponse. Puis recommencer à J+15. Puis à J+30. Multiplié par dix, vingt, trente clients.
Ce n'est pas du travail qualifié. C'est de la gestion de calendrier.
- L'étude AXA 2025, menée auprès de 300 PME suisses, donne un signal clair : 57 % des PME qui utilisent l'IA déclarent gagner du temps sur les tâches où l'IA prend le relais du répétitif.
- Les relances de paiement entrent exactement dans cette case.
La question n'est pas « est-ce que ça vaut le coup d'automatiser ». La question c'est combien de temps tu perds encore chaque mois à le faire à la main.
Pré-requis concrets
Avant de commencer, voilà ce qu'il te faut.
- Bexio actif. N'importe quel abonnement Bexio avec accès à la gestion des factures. La connexion passe par OAuth 2.0 avec les scopes
kb_invoice_showetkb_invoice_edit. - Un compte Make, plan Core. 9 USD/mois (environ CHF 8/mois) pour 10 000 crédits par mois. Le plan gratuit ne suffit pas pour les scénarios planifiés.
- Une journée de configuration. Répartie en blocs de deux heures si tu préfères.
- Ce qu'il ne te faut PAS. Un développeur. Des connaissances en code. Make dispose d'un connecteur natif Bexio avec 62 modules : 9 déclencheurs, 43 actions, 10 modules de recherche.
Étape 1 : Détecter les factures en retard à J+7
C'est le point d'entrée du flux. Make surveille Bexio en continu via un trigger.
Dans Make, tu crées un nouveau scénario. Le module de déclenchement : Bexio > Watch Invoices. Ce trigger se déclenche à intervalles réguliers - une fois par jour suffit pour ce cas d'usage.
Ensuite, tu ajoutes un filtre. La condition : date_due est inférieure à la date du jour moins 7 jours, ET le statut de la facture est différent de "payé". En clair : la facture est en retard d'au moins une semaine et elle n'est pas réglée.
Sans ce filtre, le flux tourne sur toutes les nouvelles factures, pas seulement les impayés. Prends le temps de le configurer correctement avant de passer à l'étape suivante.
Résultat : Make te retourne la liste des factures qui remplissent ces deux critères. Pour chaque facture, tu as accès au nom du client, au montant, à la date d'échéance, au numéro de facture, et à l'URL directe vers la facture dans Bexio.
Étape 2 : Générer l'email de relance personnalisé
Tu as la liste des factures en retard. Il faut maintenant composer un email pour chaque client.
Option A : Template simple avec variables Bexio
Tu crées un module Make "Email" (ou Gmail, ou Outlook selon ta stack), et tu construis le corps du message avec les variables du connecteur Bexio : {{1.client_name}}, {{1.total}}, {{1.date_due}}, {{1.invoice_url}}. L'email est automatiquement personnalisé sans IA. C'est la méthode la plus simple et la plus fiable pour commencer.
Option B : Génération IA avec OpenAI ou Anthropic
Tu intercales un module IA entre le trigger Bexio et l'envoi d'email. Tu passes les variables de la facture dans un prompt qui demande au modèle de rédiger un email de relance professionnel et cordial. Make dispose de modules natifs pour OpenAI et Anthropic.
Commence par l'Option A. Elle fonctionne, elle est prévisible, et tu peux la tester sur une vraie facture sans risque. Si tu veux affiner le ton des emails une fois que le flux tourne, tu intègres l'IA à ce moment-là.
Dans les deux cas, l'email part automatiquement. Le client reçoit un message personnalisé avec ses informations exactes. Ton équipe n'a rien touché.
Étape 3 : Escalade automatique à J+15 et J+30
Le client n'a toujours pas payé. Il faut relancer, mais le ton doit évoluer.
Dans Make, tu utilises un Router - un module qui oriente les données vers des branches différentes selon des conditions.
Branche J+15. Condition : date_due inférieure à maintenant moins 15 jours, ET statut toujours impayé, ET une première relance a déjà été envoyée. L'email de cette branche est un cran plus direct. Tu rappelles que la facture est en attente depuis deux semaines. Tu proposes de vérifier si un problème s'est posé. Le ton reste professionnel, mais il n'est plus aussi léger que la première relance.
Branche J+30. Condition : date_due inférieure à maintenant moins 30 jours, ET statut impayé. C'est la troisième communication. Le message est factuel et bref. Tu indiques le montant dû, la date d'échéance originale, et tu demandes une réponse sous 48 heures.
- Make Data Store pour éviter les doublons : stocker pour chaque
invoice_idla date du dernier email envoyé. - Avant d'envoyer, vérifier si l'entrée existe déjà pour ce couple
invoice_id + niveau de relance. - C'est le seul endroit dans ce flux où tu as un peu de logique à gérer. Pas de code, de la configuration de modules, mais c'est le point qui demande le plus d'attention.
Étape 4 : Alerte interne quand la facture est toujours bloquée
A J+30, si la facture est toujours impayée, c'est que la relance automatique ne suffit plus. Il faut une intervention humaine.
Cette étape est simple : Make envoie une notification à l'équipe interne. Via Slack si tu l'utilises (module Slack natif dans Make), via email sinon. Le message contient le nom du client, le montant, la date d'échéance originale, et un lien direct vers la facture dans Bexio.
L'équipe n'est notifiée qu'à ce stade. Avant J+30, le flux tourne seul. A J+30, la balle revient à un humain, avec toutes les informations nécessaires pour agir.
C'est exactement là où l'automatisation apporte le plus de valeur : pas en remplaçant le jugement humain sur les cas compliqués, mais en s'assurant que ces cas remontent uniquement quand ils le méritent vraiment.
Coûts réels et retour sur investissement
Le flux coûte un abonnement Make Core : 9 USD/mois, environ CHF 8/mois au taux actuel. C'est le seul coût récurrent, hors OpenAI ou Anthropic si tu choisis l'Option B à l'étape 2 (compte quelques centimes par email selon le modèle et la longueur du prompt).
Le connecteur Bexio dans Make est inclus dans l'abonnement. Les 62 modules, les 9 triggers sur les factures, tout ça sans surcoût.
- Combien de factures par mois ?
- Combien de minutes par relance manuelle (vérification + rédaction + envoi + suivi) ?
- Si tu passes 30 minutes par semaine sur les relances, ce flux amortit son coût en moins d'une semaine.
Limites et garde-fous
L'OAuth est obligatoire. La connexion Make-Bexio passe par OAuth 2.0. Tu dois autoriser Make à accéder à ton compte Bexio avec les scopes adaptés. C'est un process de deux minutes dans Make, mais c'est une étape que tu ne peux pas sauter.
Tester sur une facture réelle avant de lancer. Make te permet de déclencher manuellement un scénario sur une facture précise. Utilise cette fonctionnalité. Envoie un premier email de test à une adresse que tu contrôles, vérifie le contenu, vérifie les variables. Seulement ensuite tu actives le scénario en production.
Protection des données client. Les données de tes clients (nom, montant, email) transitent via Make. Make est une plateforme cloud. En Suisse, la LPD s'applique. Pour la plupart des PME avec des clients suisses ou européens, l'automatisation d'emails transactionnels sur une facture existante ne pose pas de problème particulier, mais le sujet mérite une lecture rapide de tes conditions générales.
Ce flux ne remplace pas un service de recouvrement. A J+30 sans réponse, si l'alerte interne n'aboutit pas, tu as un problème qui dépasse l'automatisation. Le flux te fait gagner du temps sur les 80 % de cas qui se règlent avec une ou deux relances. Pour le reste, l'humain reprend la main.
Pour aller plus loin
Avant de mettre en place ce flux, un exercice simple : note combien de fois tu as envoyé des relances manuelles ce mois-ci. Combien de minutes par relance. Multiplie. C'est le temps que tu récupères.
Si tu veux aller plus vite ou si tu butes sur la configuration OAuth ou les branches du Router, je propose un accompagnement sur ce type de mise en place. Tu peux me contacter via legeek.tech - on fait un point sur ta configuration Bexio actuelle et on regarde ce qui a du sens pour toi.