De zéro outil digital à une application SaaS complète avec IA, en 6 semaines. Gestion de 17 immeubles PPE, procès-verbaux automatisés, sinistres, Office 365.
Chaque note vocale, chaque sinistre, chaque tâche est capté, classifié et suivi automatiquement. Plus rien ne tombe entre les mailles.
Déclarations d'assurance, attestations fiscales, décomptes : générés et envoyés directement, sans jongler entre Word, Excel et Outlook.
PV, courriers, photos de sinistres — tout est centralisé, classé par immeuble, synchronisé avec SharePoint.
La campagne trimestrielle de recopie des frais de gérance de Pepsimo dans Bexio — 1 à 2 journées pleines de saisie manuelle — est entièrement automatisée.
Sans compter les gains qualitatifs : zéro oubli sur les sinistres, réactivité client, documents toujours à jour dans SharePoint. Et surtout : la dirigeante peut partir en vacances. Son employée a accès à tout et suit des workflows standardisés — plus besoin d'appeler la patronne pour chaque dossier.
| Critère | Situation |
|---|---|
| Secteur | Gérance immobilière — Administration de PPE (copropriétés) |
| Taille | PME, 17 immeubles, région Fribourg / Vaud / Valais |
| Problème | Processus 100% manuels : PV d'AG dictés, sinistres suivis sur papier, aucune centralisation |
| Objectif | Application métier complète avec IA pour automatiser les tâches répétitives |
| Délai | 6 semaines, livraison en 3 phases (épics) |
| Budget | PME — optimisation des coûts avec stack open-source et hébergement VPS |
Le cœur du projet : remplacer la préparation manuelle sur Word par un PV généré automatiquement à partir de l'enregistrement audio de l'AG, prêt à signer en sortant de la salle.
Application web installable sur iPhone. Enregistrement en un tap, visualisation de la forme d'onde en temps réel.
Identification automatique de chaque intervenant (jusqu'à 50 personnes). Interface de mapping pour associer noms et rôles.
Claude analyse la transcription et produit un PV structuré : points à l'ordre du jour, débats, votes (pour/contre/abstention), résolutions.
Document .docx formaté aux standards de la profession, prêt à être envoyé aux copropriétaires et archivé.
La gérante dicte une note sur son iPhone (via Raccourcis iOS). L'IA analyse, classifie et déclenche les actions appropriées.
L'IA distingue automatiquement une tâche fournisseur, un sinistre assurance, un rappel de paiement ou une demande comptable.
Algorithme de correspondance floue (Levenshtein) pour associer automatiquement la note au bon immeuble et au bon contact.
9 types de sinistres avec workflows standardisés, suivi des étapes, rappels automatiques et génération d'emails de déclaration.
| Type de sinistre | Workflow |
|---|---|
| Dégât des eaux | Constat → Déclaration assurance → Devis → Travaux → Clôture |
| Bris de vitre | Signalement → Devis → Remplacement → Facturation |
| Vol / effraction | Dépôt plainte → Déclaration → Expertise → Indemnisation |
| Incendie | Urgence → Sécurisation → Expertise → Travaux → Relogement si nécessaire |
| + 5 autres types | Chaque type a son propre workflow avec jalons et deadlines |
Photos et documents attachés à chaque sinistre. Stockage sécurisé dans Supabase Storage.
Génération automatique du courrier de déclaration à l'assureur, pré-rempli avec les données du sinistre.
Alertes quand un jalon dépasse sa deadline. Notifications Telegram pour les cas critiques.
Connexion de l'application au tenant Microsoft 365 du client pour centraliser la gestion documentaire.
Synchronisation des PV, sinistres et attestations vers les bibliothèques SharePoint du client. Organisation automatique par immeuble.
Envoi d'emails via le compte O365 du client (pas un SMTP tiers). Brouillons Outlook pour validation avant envoi.
Les documents créés dans l'app sont poussés vers SharePoint. Les demandes clients reçues par email sont traitées dans l'app.
Intégration avec les outils existants du client pour éviter la double saisie et centraliser les flux.
Synchronisation des données immeubles, locataires et propriétaires. Import/export des décomptes de charges au format Pepsimo.
Connecteur basé sur l'API Bexio existante. Facturation, rappels de paiement et suivi des encaissements synchronisés.
Génération batch d'attestations fiscales personnalisées (Word + email) pour tous les copropriétaires en un clic.
Import Excel des décomptes, parsing automatique, génération des courriers individuels et envoi par email.
La conformité à la nouvelle Loi fédérale sur la Protection des Données a été intégrée dès la conception, pas ajoutée après coup.
| Mesure | Détail |
|---|---|
| Hébergement des données | UE (Supabase Francfort + VPS Allemagne) — pas de transfert hors UE/CH |
| Isolation des données | Row-Level Security (RLS) PostgreSQL — chaque organisation ne voit que ses données |
| DPA sous-traitants | Contrats de traitement signés avec AssemblyAI et Anthropic |
| Registre des traitements | Document complet avec finalités, bases légales, durées de conservation |
| Procédure de violation | Protocole documenté : détection → évaluation → notification PFPDT sous 72h |
| Consentement AG | Texte d'information lu en début d'assemblée + consentement enregistré |
| Rétention audio | Suppression automatique après 30 jours (bucket avec TTL) |
Chaque PME a ses processus manuels qui coûtent du temps. Parlons-en.
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